يعاني الكثيرون من فوضى صندوق البريد الإلكتروني وتراكم الرسائل التي يصعب العثور عليها بين مئات الرسائل القديمة. لكن الخبراء يقدمون حلولاً عملية لتنظيم البريد الإلكتروني بشكل فعال يسهل معه العثور على أي رسالة في ثوانٍ معدودة.
أولى الخطوات الذكية لتنظيم البريد تتمثل في إنشاء مجلدات مصنفة حسب الموضوع. يمكن للمستخدم إنشاء مجلد للخدمات المصرفية وآخر للعائلة وثالث للسفر ورابع للتسوق. بهذه الطريقة تصبح عملية البحث عن أي رسالة أسهل بكثير، حيث يتم حفظ كل رسالة جديدة في المجلد المخصص لها فور وصولها.
للمستخدمين الذين يتعاملون مع كميات كبيرة من الرسائل يومياً، توجد ميزة القواعد التلقائية التي توفرها معظم خدمات البريد الإلكتروني. هذه الميزة تتيح فرز الرسائل تلقائياً إلى المجلدات المخصصة لها دون تدخل يدوي، مما يوفر وقتاً وجهداً كبيرين. بعض الخدمات تستخدم نظام الملصقات بدلاً من المجلدات، لكن الفكرة الأساسية تبقى متشابهة في كل الحالات.
أما عندما يواجه المستخدم مشكلة امتلاء مساحة التخزين، فهناك عدة حلول فورية. أولها البحث عن الرسائل الكبيرة الحجم التي تحتوي على مرفقات ضخمة وحذفها بعد حفظ الملفات المهمة منها. كما يمكن فرز الرسائل حسب التاريخ وحذف القديمة التي فقدت قيمتها العملية أو العاطفية.
طريقة أخرى فعالة هي البحث عن الرسائل حسب المرسل أو الموضوع. مثلاً يمكن حذف جميع النشرات الإخبارية مرة واحدة إذا كانت تشترك في عنوان موحد. ولا يجب إغفال فحص مجلد الرسائل المرسلة الذي قد يحتوي أيضاً على رسائل قديمة يمكن التخلص منها.
نصيحة ذهبية يقدمها الخبراء هي إنشاء عنوان بريد إلكتروني ثانوي للاشتراكات والنشرات الإخبارية والإعلانات. هذه الخطوة البسيطة تحافظ على نظافة البريد الرئيسي وتضمن عدم اختلاط الرسائل المهمة مع تلك الأقل أهمية.
باتباع هذه الإرشادات العملية، يمكن لأي مستخدم تحويل صندوق بريده الإلكتروني من مكان فوضوي مليء بالرسائل المبعثرة إلى نظام منظم يسهل التعامل معه، مما يوفر الوقت ويقلل التوتر أثناء البحث عن رسائل مهمة بين مئات الرسائل القديمة.
إرسال تعليق